《滨湖集团印章管理制度》
发布日期:2018-07-16 作者/编辑: 浏览次数:5
印章管理规定
1 目的
为使公司印章刻制及盖章管理等事项有所遵循,特订立本规定。
2 适用范围
本规定适用于合肥滨湖投资控股集团有限公司(以下简称“滨湖集团”)及其所辖各部门、子公司。
3 名词定义
3.1公司公章类:按照工商行政管理局核准的单位全称刻制的印章,代表滨湖集团行使相关职能的印章。
3.2 专用章类:指各类对外使用且刻有专用字样的印章。
3.3个人名章类:指刻有滨湖集团及其所辖各部门、子公司法定代表人、总经理或授权代表(中英文)姓名的印章,个人名章效力等同于本人签字。
3.4 内部印章类:指及其所辖各部门、子公司、内部所使用的印章。
4 权责单位
4.1制定责任
本规定由行政人事部制定,经总经理审核,由董事长批准后执行。
4.2实施责任
各部门、各单位依本规定贯彻执行,行政部人事部及各部门负责人、子公司总经理负责监督、检查、考核。
4.3.领导责任
集团公司董事长批准集团公司及各子公司所用印章刻制申请。
总经理批准涉及公司重要、重大事项及行政人事部无法确定是否能用印章的事项,批准公司董事长及总经理签名章的使用。
5 印章种类及样式
本规定规范的公司公章类、专用章类、个人名章类和内部印章类的具体种类和样式,详见《印章指导目录》(见附件1)。
6 印章的刻制
6.1 新印章的刻制
工作需要刻制新的印章,需填写《刻章申请表》(见附件2),按下表程序报相关部门审批后方能刻制。
印章种类 |
申请单位 |
申请部门 |
一级审批 |
二级审批 |
公章 |
集团公司 |
行政人事部 |
总经理 |
董事长 |
子公司 |
总经办 |
子公司总经理 |
||
个人名章 |
集团公司 |
本人
|
总经理 |
|
子公司 |
||||
专用章 |
集团公司 |
使用部门 |
使用部门主管、总经理 |
董事长 |
子公司 |
使用部门主管、总经理 |
|||
内部印章 |
投资公司 |
使用部门 |
使用部门主管、总经理 |
|
子公司 |
使用部门主管、总经理 |
6.2 印章的更换
6.2.1印章的印纹磨损不堪使用时,由使用部门提出报告,按新印章的刻制申请审批同意后换发。换发的新印章收到时,原有废弃印章应立即送缴投资公司行政人事部、子公司总经办予以截角注销。
6.2.2公司公章类、专用印章类、个人名章类印章毁损或遗失时,须立即向该印章的有关登记机关报备及依法公告作废,并报告申请补发,该申请表内应注明原印章的种类、字体及制发日期,并应于备注栏内详列遗失的经过及失职人员的议处等事项。
6.3 印色的使用
6.3.1公司公章类、专用印章类、个人名章类的使用一律以红色印泥为印色。政府部门有特殊规定的除外。
6.3.2内部印章使用一律以黑色或蓝色印泥为印色。
6.4 印章刻制方的确定
6.4.1公司公章类、专用印章类与个人名章类均依照法定程序办理,应持营业执照或介绍信向当地公安机关申请,至其指定单位刻制;各地公安机关指定刻章单位即为本公司定点刻章单位,不得随意变更,本公司以后刻章均应在此进行。
6.4.2个人名章类限于副总及以上级别人员,经董事长/副董事长批准后方可刻制。
6.4.3内部印章类不得使用公司全称,只能用简称,需由总经理批准后,由使用单位按批准的样式由行政人事部刻制。
6.5 印章材质的确定
公司印章类、专用印章类及个人印章类印章材质须选用牛角、金属等质地坚硬、不易变形及不易磨损的材料。内部印章类印章可使用橡皮等材料。
6.6 印章刻制执行人
公司印章类、专用印章类、个人印章类及内部名章类的刻制执行由集团公司行政人事部派专人办理。
6.7 印章的领用
刻制好的印章由集团公司各部门、子公司申办部门印章管理员领取。
6.8 印章的启用
印章启用前应由印章管理员向集团公司行政人事部将印样备案,填写《印章登记表》(见附件4)。印章的启用日应在印章申请时注明,领取印章后依据申请批准,印章启用生效。
7 印章的使用
7.1 印章的使用范围
7.1.1公司公章类、专用章类、个人名章类的使用范围详见《印章指导目录》。
7.1.2内部印章类印章的使用范围
内部印章类印章仅限于集团公司及所辖各部门、子公司内部使用,不对外使用。在无内部印章时,重要文件暂由公司公章替代。
7.2 印章使用中的有关规定
7.2.1各种印章的使用必须严格遵守公司关于审批权限的相关规定。
7.2.2禁止在任何空白文件或空白介绍信上盖章。现有已盖章的空白文件与空白介绍信一律停止使用,予以封存销毁。
7.2.3盖章须位于文件落款处,并须盖住公司名称或签字部位。单份文件如为多页的,必须在每页页脚签字,或在每页页边加盖骑缝章。
7.2.4使用带存根的公函或介绍信、证明信等至少要盖两处印章,一处盖在公函连接线上,一处盖在落款处。凡是在落款处加盖的印章都要“骑年盖月”。
7.2.5严禁在未依规定签准的文件上盖章。
7.2.6 对于已错盖、漏盖或变更任何内容的文件需重新盖章的,须将已盖章文件全部收回并由印章保管员负责销毁后,重新按本办法规定办理申请盖章手续。
7.2.7各类印章不得擅自携带出公司使用。如确须带出公司使用,须在《盖章申请单》上详细注明,并经所在部门、公司总经理签字批准,并办理书面交接手续;同时印章须由印章管理员带出公司至少两人共同监督使用,使用后详细记载使用情况后共同签字证明。
7.3 印章的使用流程
7.3.1公司公章:公司对外的文件需加盖公司公章的,必须填写《盖章申请单》,依公司关于审批权限的相关规定,由经办人对申请盖章内容提出申请并负直接经办责任;由申请部门、单位负责人对本部门人员申请盖章内容是否合法、合理,完整、是否符合公司相关规定及公司权益负责,并在用印申请单上签字,经行政人事部负责人审核签字后盖章。
7.3.2印章在使用中必须严格遵守使用流程,各部门申请盖章的文件盖章后须复印一份,随同《盖章申请单》(见附件3)交由行政人事部印章管理员保管,行政人事部定期装订归档备查。对于不便复印的文件应提供电子版交行政人事部印章管理员一份;除银行、税务及政府相关部门格式化或正规文本无电子版、无复印件的文件外,其余不复印或不提供电子版的盖章资料须经总经理批准。
7.3.3对于经公司专项会或办公会通过的有关决议文件需盖公章的,由申请单位
负责人签字并说明会议的类别和次数,在《盖章申请单》后附参会人员签字或加盖公章的会议纪要,经行政人事部经理核实无误签字后盖章。
7.3.4当遇到重大事项无法确定能否用印时,提请总经理审核并签字。当遇紧急情况时,可经电话请示总经理同意后,先行盖章,事后补签手续。
7.3.5印章管理员亲自在申请批准盖章的文件上盖印。申请单由印章管理员保存,并在《盖章登记簿》(见附件5)上登记。
7.3.6合同专用章:合同专用印章由印章管理员根据集团公司合同管理办法规定,在合同会签完毕后,对已审核合同加盖合同专用章。
7.3.7公司内部往来文件,一律由经办人及部门主管签名,不得仅加盖内部印章而不签字。
8 印章的保管
8.1 印章管理人的确定
集团公司公章由行政人事部专人负责保管,专用印章由专用部门负责人或指定专人保管,个人名章由其本人保管,内部印章由各部门负责人或指定专人保管。
8.2 印章保管中的有关规定
8.2.1印章管理员岗位为行政人事部档案管理员兼职职员,部门的主管为印章责任主管,对于印章的妥善保管和正确使用,印章管理员负直接责任。
8.2.2印章管理员变更时,须经责任主管批准;印章保管部门发生变更时,须经集团公司总经理批准。
8.2.3集团公司行政人事部负责更新整理《印章管理清单》(见附件6)中各印章的名称、属性使用范围、印章管理员及印章责任主管名单等内容。投资公司行政部负责定期更新《印章管理清单》。
8.2.4印章应妥善安全保管于办公场所,须一律存于保险箱或加锁抽屉内,不得私自带出公司保存。印章保管员应随身携带钥匙或密码,同时还应向印章责任主管提交一份密封的钥匙或密码备份,以备钥匙或密码遗失、紧急情况下使用;但启用备份钥匙或密码时,均须至少两人在场并须作详细书面记录。
8.2.5印章保管员缺勤或外出时,应将印章移交给其职务代理人并做相应移交登记,填写《印章保管移交情况表》(见附件7);该职务代理人应事先经该印章责任主管批准。
8.2.6印章遗失或被窃,须立即向该印章的有关登记机关报备及依法公告作废,同时向印章责任主管及集团公司行政人事部通报,依规定程序采取补救措施申请重新刻章。印章废止的,应依规定程序经批准后由集团公司行政人事部、分公司总经办回收销毁,印章销毁应由至少两人在场执行并制作书面记录存档。
8.2.7印章保管人员应妥善保管印章,定期清洁印章,保持印章印模的晰。
8.2.8保管印章的人员,必须具有良好的诚信记录,忠于职守。
8.2.9印章冲突管理
1)财务专用章和法定代表人章(或负责人章)禁止由同一人保管。
2)公章和财务专用章禁止由同一人保管。
9罚则
9.1 凡违反本办法,具有下列情形之一者,对主要经办人和单位、部门负责人视情节轻重分别给予警告、罚款、责令赔偿、记过处分、降职降级处分、解除聘用合同的处罚;涉嫌犯罪的,移交司法机关处理:
9.1.1.不按本办法规定办理盖章手续的;
9.1.2.对有重大缺陷或对公司存在潜在不利因素内容的文件未能及时发现的;
9.1.3.审核人员故意延误审查时间的;
9.1.4.提供虚假资料的或对已盖章资料进行篡改的;
9.1.5.不履行内部管理程序、超越授权或滥用授权的;
9.1.6.与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的;
9.1.7.在印章使用过程中有其他失职行为的;
9.1.8.其他因盖章不当造成公司损失的失职行为。
9 附则
9.1 本规定由集团行政人事部制定、修改及解释。
9.2 本规定经董事长批准发布,自发布之日起试行。
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